El proceso de implementación del teletrabajo en las organizaciones responde a una serie de etapas y pasos a seguir que se resumen en partir de un compromiso institucional, desarrollar la planeación, dar inicio a un proceso de prueba y validación, y así llegar a la adopción del modelo.
ETAPA #1
La implementación del teletrabajo en las entidades supone una transformación organizacional de fondo, desde sus formas de hacer hasta sus formas de evaluar. El proyecto de adopción de esta modalidad laboral requiere del liderazgo y la participación de un equipo de trabajo coordinado, la utilización de recursos y la movilización hacia un cambio cultural y de procedimientos, que no son posibles de alcanzar si no existe una voluntad clara de las directivas
que respalde las acciones derivadas.
La iniciativa de aplicar el modelo puede venir de las áreas Administrativas y Financieras como propuesta para ahorrar costos fijos, del área de Tecnología o de Procesos para modernizar la organización y utilizar las herramientas para mejorar la productividad, o del área de Gestión Humana buscando alternativas de retención y desarrollo del talento; sin embargo, es el equipo directivo quien soporta, da vía libre al proyecto y promueve la participación activa de toda la organización en las distintas fases para que este se lleve a cabo con éxito.
Sin el compromiso institucional no es posible pensar en un proyecto de adopción del teletrabajo que alcance las expectativas y genere los beneficios impulsados por sus promotores.
PASO 1.
ACUERDO A NIVEL DIRECTIVO
Como se mencionó, no es posible avanzar en el proceso de adopción del teletrabajo si no se cuenta con el apoyo de la alta dirección. Para esto, es necesario que el área que tenga la iniciativa, presente a los líderes de la organización la propuesta y consiga su apoyo durante el proceso.
El resultado de este paso debería ser la voluntad por parte de la alta dirección de la entidad por adoptar modelos de teletrabajo, que servirá de base para las etapas siguientes.
PASO 2.
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO LÍDER DEL PROYECTO DE TELETRABAJO
Una vez la dirección de la organización se ha decidido por realizar el proyecto de implementación del modelo de teletrabajo, es necesaria la conformación de un equipo que lidere y coordine el proceso.
En términos generales este equipo puede estar conformado por un área específica que logre el apoyo de las otras áreas claves o por un grupo de personas representantes de cada una de estas, que trabaje de manera coordinada para lograr los objetivos.
Se sugiere que mínimo formen parte del equipo líder representantes de las áreas de Recursos Humanos, Financiera, Tecnología y Seguridad Informática, Jurídica, el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo de la organización, y del sindicato (en caso de que exista). Entre ellos se elegirá al líder del proyecto, quien idealmente debe tener nivel decisivo al interior de la organización.
Las funciones básicas del equipo de coordinación radican en diseñar y acompañar el proceso de implementación del modelo de teletrabajo y de sensibilizar a todas las instancias de la organización sobre su alcance. En el compromiso del equipo coordinador y de la actitud positiva de los empleados frente al cambio radica el buen desarrollo del proyecto.
Las funciones básicas del equipo coordinador son:
1. Elaborar la planificación estratégica del proyecto.
2. Supervisar en forma continua el avance de la ejecución del proyecto.
3. Generar informes de avance y finales del proyecto.
4. Modificar el proyecto, realizando ajustes o correcciones que estimen pertinentes.
5. Desarrollar la política de teletrabajo en la organización.
Como apoyo al equipo líder se podrán designar supervisores por área quienes velarán por el cumplimiento de las funciones y valorarán distintos aspectos del modelo propuesto, que servirán de base para el trabajo de la coordinación del proyecto.
PASO 3.
FORMALIZACIÓN DEL INICIO DEL PROYECTO DE TELETRABAJO
Para que el proceso inicie con todas las garantías y tanto los jefes de las distintas áreas como los colaboradores de toda la organización comprendan su alcance, lo ideal es contar con un documento que soporte las acciones que continuarán.
En el caso de entidades públicas se recomienda la expedición de una Resolución que respalde las acciones del proyecto, sus lineamientos generales y la conformación y responsabilidades del equipo líder.
Así mismo, en el ámbito privado podrá emitirse un comunicado a las distintas direcciones de la organización confirmando la voluntad de realizar el proceso y la asignación de responsabilidades para su desarrollo.
Adicionalmente, tanto entidades públicas como privadas pueden decidir apoyar la iniciativa gubernamental de firmar el Pacto por el Teletrabajo con el cual expresan su voluntad de implementar el modelo o apoyar su promoción en el ámbito nacional.
El Pacto por el Teletrabajo brinda a las entidades firmantes el acompañamiento necesario por parte de la Comisión Asesora, así
como visibilidad de sus procesos de innovación organizacional. El Pacto es un marco de cooperación para el fomento y promoción de esta modalidad laboral en el país y se basa en el intercambio de experiencias para identificar mejores prácticas en su adopción y así alcanzar mejores resultados.
Texto completo tomado del Libro blanco del Teletrabajo en Colombia Pg23 – 27 – El ABC. www.teletrabajo.gov.co
ETAPA #2
PLANEACIÓN GENERAL
Encuéntralo la próxima semana